2013年上海玩具展会将于10月份开展，企业如何从收到的各种各样的邀请函中找到自己需要的展会？怎么参加展会？2013年上海玩具展为您揭秘。
展会实质上是一种特殊媒体。相对于电视报纸、广播、路牌等众多媒体而言，它有自己独到的功能：可以将产品直接摆到参观者面前，演示其功能、触摸其外形，闻其声、辨其味，让参观者对产品有全方位的感觉。同时，展会又是一个中立场所，不属于买卖任何一方私有。从心理学角度看，这种环境易使人产生独立感，从而以积极、平等的态度进行谈判。这种高度竞争而又充分自由的气氛，正是企业在开拓市场时最需要的。
同时，展览会又是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多。从市场调研、制定计划、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品运回，形成了一个互相影响互想制约的有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响参展的效果。
因此，充分做好参展的各项工作十分必要。
明确目标
作为食品企业，通常参会的目标有树立、维护企业形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合作伙伴；结交新朋友，联络老朋友等，可能有的企业会同时抱有几种目的，但在参展之前务必要予以确定，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。
精心筹备
展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精力呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有6条，建议展出者不妨从五个方面着手筹备。
首先是选择展品。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39％的比重，这条是关键，应重点考虑。选择展品有3条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出目的、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性是指展品要有独到之处，以便和其他同类产品区分开来。
其次是展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要运用图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发，这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。
第三是展台设计。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则是要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易相协调；展台设计是为了衬托展品，不可渲宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽视展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。
第四是人员配备。人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性、能动性等；第三，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应对：如系大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其在技术上的突破性。
最后则是客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到，还要有意识地请客来。可采取直接函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果能按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，想必会收到事半功倍的效果。
综上所述，厂家参加展销会能否收到效果，既取决于办展者，亦取决于参展者。对此，国际数据公司亚太区副总裁冯志明先生深有同感。他认为，展会要办出效果，办出水平，“一方面展览的主办单位要真正懂得展会的运作。必须非常明确展会的主题，明确你要照顾哪类展商，照顾哪些参观的人士；另一方面参展商也要明确产品的市场、客户的定位，没有必要哪个展会都去。”香港贸发局北京办事处首席代表潭小康先生认为，展商宁愿一天只见一两个采购商，也不希望有几百个看热闹的观众。
资料：境外参展出8点忠告
1、展出前确定业务目标。为什么要办展览？是否需要寻找适销市场和新客户？是否想要介绍新产品或提供新的服务项目？是否需要选择代理商或批发商？对合资企业是否感兴趣？或者通过展览来研究和开发市场。
2、展前要仔细地选择和研究销售市场。
3、确定参展商品。要知道，国外客户关心的是最新或质量最好的产品。所以不应展出过时的产品。
4、充分做好展前的各项准备工作。
5、了解展览会的全部具体要求。要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间、服务项目以及参展所需办理的手续。
6、应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司的销售意图。如果展览的产品是有关技术和仪器设备，还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。
7、时间安排要宽裕。应提前到会以确保展位秩序井然，展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见。
8、应把业务和礼节很好地兼顾起来。要为展位配备足够人员。
9、要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期刊和报纸。
10、了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费者习惯等。
11、选择理想的代理人。
12、寄送产品样本。
13、要报出全部产品的价格，主要是CIF价。当然FDB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FDB价用得较少。还要确定交货期。
14、为国外用户提供服务。
15、要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，应准备好产品规格的公制数据。
16、越过语言障碍。最好参展人员也都学会一种外语。
17、关于资信和付款方式。首先，你应了解国外代理人的资信，可以通过银行进行，也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险、付款方式等方面的情况。
18、要保护专利权和商标权。如果你已取得了专利或商标权，就应该提前与你的专利代理人研究，如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。